L’archiviazione digitale: la nuova frontiera della gestione dei documenti

conservazione-elettronica-documenti-fattureLa nuova frontiera della gestione dei documenti, anche per le piccole-medie aziende, sembra proprio essere l’archiviazione digitale. La sostituzione delle pratiche legali con file informatici ed elettronici mediante sistemi certificati, infatti, risulta sempre più comoda e conveniente per le realtà aziendali e della Pubblica amministrazione.

Sono numerosi i vantaggi dell’archiviazione digitale che spingono sempre più realtà del mondo economico ad adottarla: la riduzione della tempistica per il recupero dei documenti importanti, il conseguente aumento della produttività aziendale perché non si perdono più ore nella ricerca delle informazioni. Si risparmia sulla stampante e sulla carta, si hanno sempre sotto controllo i documenti fondamentali, organizzati per ordine cronologico e per tematica/cliente.

La soluzione dell’archiviazione digitale quindi è sempre più preferita anche sotto il profilo della sicurezza dei documenti. I sistemi informatici e i software che permettono la digitalizzazione dei documenti sono standardizzati a livello internazionale sono sempre più diffusi. Questa scelta, infatti, comporta un miglioramento in termini d’efficienza.

L’archiviazione digitale è quel procedimento che rende un documento sempre disponibile nel tempo e non deteriorabile. Questa tipologia di servizio è disponibile sia per la Pubblica Amministrazione, per gli uffici o per le imprese di qualunque dimensione.

L’archiviazione digitale riguarda l’archivio storico, ma anche tutti i documenti che l’azienda o l’ufficio utilizza al momento. Ottenere l’archiviazione digitale è relativamente semplice: si fa scannerizzando i documenti e indicizzandoli attraverso particolari strumenti, fra cui la marcatura temporale, in modo che essi diventino identificati in maniera unica e abbiano una precisa collocazione nel tempo.

L’archiviazione dei documenti si realizza nei confronti di qualsiasi documento ufficiale, e consente un risparmio di energie, costi di gestione e di personale, nonché di carta e utilizzo di stampanti, davvero considerevole nel tempo. Anche dal punto di vista della sicurezza si può stare tranquilli con l’archiviazione digitale: i documenti sono sicuri, protetti da ogni tipologia di invasione o di falsificazione, e rimangono immutati nel tempo e protetti da password contro ogni tipo di intrusione.

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