Le persone al centro: ecco come nasce un evento

Ci sono molti motivi per voler organizzare un evento: sociali, di valorizzazione del territorio, di marketing, di promozione delle idee e diffusione della conoscenza.

La motivazione, però, poco importa perché al centro dell’evento c’è sempre e solo una cosa: il pubblico, cioè le persone che partecipano e che rendono questa occasione un momento di scambio e socializzazione. E non sono una prerogativa degli adulti!

Gli eventi culturali e non, infatti, rappresentano anche una parte fondamentale della crescita dei più piccoli: è un modo per introdurli ad aspetti della cultura del paese di cui non erano ancora a conoscenza, per abituarli a stare in mezzo alle persone pur respirando l’atmosfera magica di una fiera, un festival o un concerto.

Quando, poi, gli eventi sono in concomitanza con le festività a cadenza annuale sono il modo perfetto per trascorrere il tempo con tutta la famiglia.

Non importa il tipo di evento, dove si svolge, a chi si rivolge o qual è il suo scopo: senza un’ottima organizzazione qualsiasi tipo di manifestazione non può sperare di avere vita lunga. In questi casi l’improvvisazione è il nemico numero uno: è necessario, anche considerando i tempi dell’amministrazione, organizzarsi con molti mesi d’anticipo.

Ma qual è il primo passo? Identificare il tema e l’obiettivo dell’evento. Potrebbe essere un open day, un evento promozionale o una fiera, ma deve avere uno scopo ben preciso: è rivolto alla promozione di un prodotto, alla sensibilizzazione di un determinato argomento o è un evento culturale?

In questa fase è necessario definire anche il target, cioè il pubblico a cui è rivolto l’evento.

Una volta che si è creata un’idea chiara dell’evento che si vuole organizzare si può passare alla fase successiva: trovare i fondi, sia attraverso contatti personali, sponsor, raccolta fondi, patrocini o partnership.

Stabilito il budget si passa all’organizzazione vera e propria: si deve pensare alla data, a delle attività coinvolgenti che avranno luogo il giorno dell’evento e a dove organizzarlo.

La location dev’essere un luogo attraente per il pubblico, ma anche facile da raggiungere tramite mezzi privati o pubblici. Se, ad esempio, un evento è indirizzato ad un pubblico di adolescenti delle scuole superiori, non avrebbe senso organizzarlo in una villa d’epoca fuori città. La maggior parte di loro, infatti, dovrebbe usare trasporti pubblici per raggiungerlo, creando ritardi e malcontento.

Una volta organizzato l’evento vero e proprio bisogna pensare alla parte che riguarda la comunicazione, perché senza i canali di promozione non avrebbe neanche senso organizzare un evento: nessuno si presenterebbe. La promozione quindi ha un ruolo vitale e dev’essere mirata: solo così è in grado di raggiungere il giusto pubblico. I metodi per farsi pubblicità sono tanti: da quelli classici come volantini, locandine, radio e tv ai social network come Instagram o Facebook, dove creare la pagina di un evento e promuoverlo è facilissimo. Oppure si possono mandare delle newsletter via e-mail o addirittura creare un sito dedicato all’evento dove inserire ogni informazione relativa all’evento.

Poi non resta che attendere il fatidico giorno, quando dopo tanto duro lavoro se ne potranno godere i frutti: un evento senza intoppi, un pubblico soddisfatto e un obiettivo raggiunto!

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